Secretaris opdrachtgeversteam Zuidasdok

In het kort

• Het programma Zuidasdok is een van de grootste infrastructurele projecten van Nederland.
• Het programma verbetert de bereikbaarheid van Amsterdam en de noordelijke Randstad per openbaar vervoer en over de weg.
• De afdeling Zuidasdok zorgt voor het Amsterdamse opdrachtgeverschap, stemt af met mede-opdrachtgevers en vormt de schakel met de uitvoeringsorganisatie.

De functie

Het opdrachtgeversteam Zuidasdok ondersteunt het Amsterdamse lid van het Opdrachtgeversoverleg in alle activiteiten die nodig zijn om de verantwoordelijkheid namens Amsterdam goed in te vullen, zodat het programma binnen de vastgestelde kaders wordt uitgevoerd. Ter vervanging van de huidige secretaris zoekt het team een vaardige secretaris voor een hectische periode waarin belangrijke besluiten moeten worden genomen.

Werkzaamheden (gemiddelde werkdag)

• Optreden als secretaris van diverse overleggen: opstellen van agenda (in overleg met secretariaat), maken van verslagen en beheren van verzendlijsten.
• Bijhouden van de actielijst voor het opdrachtgeversteam Zuidasdok en attenderen van teamleden op deadlines.
• Schrijven en meeschrijven aan notities, voordrachten en annotaties.
• Afstemmen met het stadhuis over bestuurlijke besluitvorming en verantwoordelijk voor invoering in Andreas.
• Signaleren van ontwikkelingen, volgen van media en informeren van teamleden.
• Zelfstandig oppakken van dossiers (afhankelijk van ervaring).

Team en samenwerking

Het opdrachtgeversteam bestaat uit een klein, intensief samenwerkend team met onder meer een ambtelijk opdrachtgever, een vervangend ambtelijk opdrachtgever, twee financieel adviseurs, een strategisch adviseur, twee raakvlakmanagers, een secretaris en een projectondersteuner/secretaresse. Het team wordt aangevuld met diverse adviseurs van binnen en buiten Zuidas en werkt nauw samen met verschillende diensten van de gemeente en de programmaorganisatie Zuidasdok.

Eisen

• Heeft een afgeronde hbo- of academische opleiding.
• Kan uitstekend schrijven en maakt van complexe overleggen heldere verslagen.
• Werkt werkzaamheden en acties zorgvuldig en vlot uit.
• Is flexibel en stressbestendig en kan prioriteiten stellen.

Wensen

• Is ICT-vaardig en handig met MS Teams, Word en PowerPoint en bekend met SharePoint en/of andere documentmanagementsystemen.
• Denkt mee, signaleert verbetermogelijkheden en neemt initiatief tot verbetering.
• Heeft affiniteit met grote infrastructuurprojecten.
• Is een open en samenwerkingsgerichte collega.

Competenties

• Analytisch vermogen.
• Omgevingsbewustzijn.
• Samenwerken.
• Resultaatgerichtheid.
• Stressbestendig.
• Relatiebeheer.

Over de werkgever

Organisatie en context

Het opdrachtgeversteam Zuidasdok is onderdeel van de directie Verkeer en Openbare Ruimte (V&OR), binnen het cluster Ruimte en Economie van de gemeente Amsterdam. V&OR beheert de openbare ruimte van Amsterdam en speelt in op de uitdagingen van een stad in verandering, met aandacht voor bereikbaarheid, doorstroming, verkeersveiligheid, verblijfskwaliteit, wonen en ondernemen, gezondheid, spelen en groen.

Programma Zuidasdok

Het programma Zuidasdok is een van de grootste infrastructurele projecten van Nederland en zorgt voor een betere bereikbaarheid van Amsterdam en de noordelijke Randstad, zowel met het openbaar vervoer als over de weg. De opdrachtgevers van Zuidasdok zijn het Rijk, de provincie Noord-Holland, Vervoerregio Amsterdam en de gemeente Amsterdam. De uitvoerende organisaties zijn Rijkswaterstaat, ProRail en de gemeente Amsterdam, die samen de programmaorganisatie Zuidasdok vormen.